Charaktere statt Stimmregler
Wählen Sie eine Persönlichkeit, die zu Ihrer Verwaltung passt: ruhig, freundlich oder sachlich. Stimme, Wortwahl und Tonalität aus einem Guss, ohne technische Feinabstimmung.
KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen
Schluss mit verpasstenMieteranrufen.
sipgate sona nimmt Schadensmeldungen und Mieterfragen rund um die Uhr an und erkennt Notfälle sofort.
Jetzt starten
Das Problem in der Verwaltung
Hunderte gleiche Anrufe pro Woche.Zu wichtig für eine Mailbox, zu teuer für Menschen.
Fast jeder zweite Serviceanruf dreht sich um dieselben Themen: allgemeine Fragen, Schadensmeldungen, Nebenkosten. Sie binden Ihr Team täglich, am härtesten dann, wenn die Kapazität ohnehin knapp ist.
Schadensmeldungen außerhalb der Bürozeiten
Wasserschäden oder Heizungsausfälle halten sich nicht an Bürozeiten. Geht ein Anruf verloren, wird aus einem kleinen Schaden schnell ein großer, inklusive Haftungsrisiko.
Repetitive Anfragen binden wertvolle Kapazität
Nebenkosten, Schlüsselbestellung, Termine: Dieselben Anliegen binden täglich Mitarbeiter, die Sie für anspruchsvollere Aufgaben brauchen.
Nicht erreichbar zu sein hat Folgen
Schon kurze Wartezeiten genügen, und Mieter beschweren sich schriftlich oder direkt beim Eigentümer. Jeder verpasste Anruf erhöht den Aufwand spürbar.
Personalengpässe ohne Vorlaufzeit auffangen
Urlaub, Krankheit, offene Stellen: Das Anrufaufkommen wartet nicht. Externe Vertretungen kennen Ihre Objekte und Prozesse nicht und kosten überdurchschnittlich viel.
Was sipgate sona anders macht
Sie stellen einen Mitarbeiter ein,statt einen Bot zu prompten.
Keine Baukastenlösung: fertigen Agentencharakter wählen, Routinen und Gesprächslogik festlegen, Verwaltungssystem anbinden. Kein Promptaufwand, kein Entwicklereinsatz.
Routinen statt Prompteingaben
Wie eine echte Einarbeitung: Sie legen fest, welche Anliegen der Agent übernimmt, welche Systeme er nutzt und was er selbst entscheiden darf. Per Klick, nicht per Code.
Integriert in Ihre Telefonanlage
Kein Fremdkörper in Ihrer Kommunikation. Der Agent weiß, wer im Team verfügbar ist, und übergibt offene Fälle samt Zusammenfassung genau dorthin.
Dauerhaft kostenlostelefonieren lassen
Die Basisversion von sipgate sona kostet nichts: 500 Gesprächsminuten im Monat und eine eigene Rufnummer. Keine Testphase, die abläuft.
Echte Gespräche, echte Routinen
Was Ihr KI-Telefonassistentab Tag eins erledigt.
Kein starres Frage-Antwort-System. Jede Aufgabe ist eine vollständige Routine: Daten aus Ihrer Verwaltungssoftware abrufen, eintragen und bei Bedarf ans Team übergeben.
Use Case 01
Schadensmeldung strukturiert aufnehmen
Die Mieterin schildert den Schaden. Der Agent erfasst alles, schickt einen Link zum Hochladen von Fotos per SMS, legt ein Ticket an und informiert den Hausmeister, auch außerhalb der Bürozeiten.
Mieter
„Guten Tag, im Badezimmer tropft es durch die Decke. Wir haben einen Wasserschaden.“
KI-Telefonassistent
„Ich nehme das sofort auf und schicke Ihnen gleich einen Link für Fotos per SMS. Unser Hausmeister wird informiert.“
Use Case 02
Nebenkostenfragen sofort beantworten
Ein Mieter hat eine Frage zur Abrechnung. Der Agent erkennt ihn, ruft die Daten aus Ihrer Verwaltungssoftware ab und antwortet sofort oder schickt die Abrechnung per E-Mail.
Mieter
„Ich verstehe meine Nebenkostenabrechnung nicht. Die Heizkosten sind dieses Jahr deutlich höher.“
KI-Telefonassistent
„Ich schaue das direkt für Sie nach. Möchten Sie, dass ich Ihnen die Abrechnung noch einmal per E-Mail schicke?“
Use Case 03
Notfallanrufe außerhalb der Bürozeiten
Echter Notfall? Dann verbindet der Agent sofort mit Ihrem Bereitschaftsdienst. Alles andere bekommt einen Termin am nächsten Werktag. Das spart unnötige Notdienstpauschalen.
Mieter
„Es ist Samstagabend und unsere Heizung ist komplett ausgefallen.“
KI-Telefonassistent
„Das ist ein echter Notfall. Ich verbinde Sie jetzt sofort mit unserem Bereitschaftsdienst.“
Use Case 04
Schlüsselbestellung und Terminbuchung
Wohnungsdaten erfassen, Berechtigung prüfen, Bestellung auslösen. Terminanfragen werden direkt im Kalender des Verwalters gebucht. Ohne Wartezeit.
Mieter
„Ich habe meinen Schlüssel verloren und brauche einen neuen Ersatzschlüssel.“
KI-Telefonassistent
„Ich prüfe die Berechtigung für Ihre Wohnung und löse die Bestellung direkt aus. Sie erhalten eine Bestätigung per SMS.“
In drei Schritten live
Einstellen, einarbeiten,live gehen.
Keine technischen Vorkenntnisse nötig. Wir richten alles gemeinsam ein, wie bei einer neuen Sachbearbeiterin.
- 01
Charakter auswählen
Wählen Sie einen vorgefertigten Charakter, der zu Ihrer Verwaltung passt. Keine Regler, keine Stimmtests, keine Fehlversuche.
- 02
Routinen einarbeiten
Wir richten gemeinsam alle Aufgaben ein: Schadensmeldung, Nebenkostenfragen, Schlüsselbestellung, Notfallerkennung, samt Anbindung an Ihre Verwaltungssoftware.
- 03
Live gehen
Ihr Agent geht ans Telefon. Im Dashboard sehen Sie jeden Anruf mit Transkript und können jederzeit nachjustieren oder neue Routinen ergänzen.
Im Vergleich
Andere lassen Sie prompten.Wir lassen Sie einstellen.
| Merkmal | Andere Tools | sipgate sona |
|---|---|---|
| Einrichtung | Texteingabe per Prompt | Geführtes Onboarding per Klick |
| Stimme & Tonalität | Manuelle Feinabstimmung | Vordefinierte Charaktere |
| Verwaltungssoftware | Selbst einrichten (API) | Integrationen |
| Eskalation ans Team | Transfer ohne Kontext | Übergabe mit Zusammenfassung |
| Datenschutz & Hosting | Teils außerhalb der EU | Eigene, in Europa gehostete KI-Modelle |
Preise
Preise, diemit Ihnen wachsen.
Die Basisversion ist dauerhaft kostenlos: 500 Gesprächsminuten im Monat und eine eigene Rufnummer. Wer mehr telefoniert oder seine Systeme anbinden will, wechselt den Tarif. Monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit.
Free
0 €pro Monat
500 Minuten inklusive, danach 0,12 €/Min.
Starter
69,95 €pro Monat
1.000 Minuten inklusive, danach 0,12 €/Min.
Scale
199,95 €pro Monat
3.000 Minuten inklusive, danach 0,12 €/Min.
Enterprise
ab449,95 €pro Monat
ab 5.000 Minuten, danach 0,10 €/Min.
Häufige Fragen aus Verwaltungen
Was Sie sich jetztvermutlich fragen.
Die Fragen, die fast alle Hausverwaltungen in der ersten Demo stellen. Direkt beantwortet.
Welcher KI-Telefonassistent eignet sich für Hausverwaltungen?
Ein KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen sollte Schadensmeldungen strukturiert aufnehmen, echte Notfälle an den Bereitschaftsdienst weiterleiten und Daten aus der Verwaltungssoftware abrufen können. sipgate sona kann das, läuft mit Ihrer bestehenden Telefonanlage und startet im Free-Tarif mit 500 Gesprächsminuten pro Monat kostenlos.
Funktioniert sipgate sona auch mit meiner Telefonielösung?
Ja, sipgate sona funktioniert mit den gängigen Telefonanlagen und Rufnummern, unabhängig vom Anbieter. Sie leiten Anrufe einfach per Rufweiterleitung an Ihren Agenten weiter.
Funktioniert das auch mit unserer Verwaltungssoftware?
Ja. Der Agent ruft während des Gesprächs Daten aus Ihrer Verwaltungssoftware ab (etwa zu Mietverhältnis oder Nebenkosten) und legen Vorgänge wie Schadensmeldungen direkt dort an. Die Anbindung läuft über die Schnittstelle Ihres Systems; was verknüpft wird, klären wir im Onboarding. Ohne offene Schnittstelle prüfen wir die Anbindung individuell.
Was passiert, wenn jemand einen Notfall meldet?
Der Notfalldienst ist eine eigene Routine. Der Agent erkennt kritische Situationen an Schlüsselwörtern und Gesprächston, fragen gezielt nach und leiten echte Notfälle wie Wasserrohrbruch, Heizungsausfall oder Gasgeruch ohne Verzögerung an Ihren Bereitschaftsdienst weiter.
Wie schnell sind wir live?
Die Grundkonfiguration steht nach kurzer Zeit. Danach richten wir den Agenten passend zu Ihren bestehenden Prozessen ein, wie bei einer neuen Sachbearbeiterin.
Und wenn wir mehr brauchen?
Dann wechseln Sie den Tarif: Starter für 69,95 € monatlich mit 1.000 Minuten und der Anbindung an Verwaltungssoftware, CRM und Ticketsystem, Scale für 199,95 € mit 3.000 Minuten, Enterprise ab 449,95 € für große Volumen und individuelle Anbindungen. Der Preis skaliert mit Ihrem Volumen. In der Live-Demo rechnen wir Ihren konkreten Fall gemeinsam durch.
Ist das DSGVO-konform? Wo liegen Mieterdaten?
Ja. sipgate betreibt eigene Rechenzentren in Deutschland. Alle Sprachverarbeitung läuft innerhalb der EU. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist standardmäßig im Setup enthalten.
Kostet der Einstieg etwas? Und bin ich an einen Vertrag gebunden?
Nein. Die Basisversion ist dauerhaft kostenlos: 500 Gesprächsminuten im Monat, eine eigene Rufnummer, ein Gespräch gleichzeitig und bis zu drei Playbooks. Keine Kreditkarte, keine Frist, nach der etwas abläuft. Über die 500 Minuten hinaus zahlen Sie 0,12 € je Minute. Die bezahlten Tarife sind monatlich kündbar, ohne lange Vertragsbindung.